Integritetspolicy — Kvalitetskompass

Vem ansvarar för dina uppgifter

Personuppgiftsansvarig: Din skolhuvudman. Huvudmannen som använder tjänsten är personuppgiftsansvarig för de uppgifter om elever och personal som behandlas i Kvalitetskompass. Huvudmannen bestämmer ändamålen med behandlingen och fastställer den rättsliga grunden.
Personuppgiftsbiträde: Headsoft Sweden AB (org.nr 559215-9122, Sviktvägen 11, Uddevalla). Headsoft behandlar uppgifterna på huvudmannens uppdrag, enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan huvudmannen och Headsoft.

För själva webbplatsen kvalitetskompass.se och för e-post som skickas till support@kvalitetskompass.se är Headsoft personuppgiftsansvarig.

Är du elev, vårdnadshavare eller anställd hos en skola som använder tjänsten vänder du dig till din skolhuvudman med frågor om dina uppgifter. Headsoft bistår huvudmannen med att besvara dem.

Vilka uppgifter behandlas

Vilka uppgifter som finns i tjänsten beror på vilka delar huvudmannen använder. Följande kategorier förekommer.

Elever: Namn, e-postadress, mobilnummer, klass och ett id från huvudmannens elevregister. Uppgifterna används för att skicka enkätlänkar och påminnelser och för att räkna svarsfrekvens. De hämtas ur huvudmannens eget elevregister eller läses in av huvudmannen; Kvalitetskompass skriver aldrig tillbaka till elevregistret.
Personal: Namn, e-postadress och ett id från huvudmannens register. För lärare även resultat per mått, undervisningsgrupp och mätning, tillsammans med lärarens namn så som det var vid mättillfället. Resultaten är personuppgifter om läraren och används för professionsutveckling.
Enkätsvar: Elevernas svar på skalfrågor, samt vilket språk enkäten besvarades på. Svaren är anonyma: när ett svar lämnas in kopplas det loss från inbjudan och sparas utan någon koppling till eleven. Kopplingen kan inte återskapas i efterhand.
Fritextsvar: Fri text som eleven själv skriver i enkäten. Den kan innehålla namn eller andra personliga uppgifter — om eleven själv, om kamrater eller om personal. Råtexten visas aldrig för någon användare i tjänsten, oavsett roll. Den används för maskinella sammanfattningar; hur det går till beskrivs under Underbiträden.
EWS-modulen (tillval): Tidiga varningssignaler är en tillvalsmodul. I den behandlas en risknivå (grön, gul eller röd) per elev, kurs och läsår — en lärares bedömning av en namngiven elev — samt historik över nivåändringar med vem som ändrade och när. Personalen kan skriva fritextkommentarer om eleven i en kurs och om eleven i stort; de senare kan röra elevhälsa.; Modulen kan också visa närvaro som lektions- och frånvarominuter per elev och dag. Närvaron hämtas ur huvudmannens system, som levererar mer än Kvalitetskompass tar emot: elevens personnummer och frånvaroorsak per lektion räknas om till minuter per dag i minnet och sparas inte.
Inloggning: Namn, e-postadress, språkval, roller och det id som skolans identitetsleverantör (Google eller Microsoft) använder för kontot. Du loggar in med skolans eget konto; Kvalitetskompass lagrar inga lösenord.
Utskick och inbjudningar: Vid enkätutskick sparas mottagaradress, ämne, brödtext och länk tillsammans med leveransstatus. Varje inbjudan bär en unik kod och ett grovt datum för när den användes. Ett enkätsvar refererar aldrig till inbjudan.
Loggar: Tjänsten för en åtkomstlogg med användar-id, handling, berörd post och tidpunkt — till exempel när någon läser en lärares resultat eller ett klassrutnät i EWS-modulen. Vid utskick loggas även mottagaradressen. Loggposten säger vem, vad och när, inte innehållet i det som lästes.; Den tekniska driftloggen innehåller inga personuppgifter, ingen begärandedata, inga inloggningstoken och aldrig fritext eller AI-svar.
Feedback: Om du lämnar feedback i appen sparas din kommentar, vilken sida du var på och, om du inte väljer bort den, en skärmdump av sidan. En notis med kommentaren skickas med e-post till Headsoft, och Headsoft läser hela ärendet i tjänstens administrationsyta för att kunna hantera det: ditt namn, din organisation, kommentaren och skärmdumpen. Skärmdumpen visar det du hade på skärmen, vilket kan vara uppgifter om elever eller personal. När ärendet besvaras kan ärendet, inklusive skärmdumpen, skickas med e-post till dig.

Varför och med vilken rättslig grund

Huvudmannen använder Kvalitetskompass i sitt systematiska kvalitetsarbete: för att mäta hur eleverna upplever undervisningen och skolan, följa resultat över tid, ge lärare underlag för professionsutveckling och — med EWS-modulen — tidigt se vilka elever som riskerar att inte nå målen.

Behandlingen sker inom huvudmannens uppdrag enligt skollagen. Huvudmannen fastställer som personuppgiftsansvarig den rättsliga grunden för behandlingen. Headsoft behandlar uppgifterna bara för att tillhandahålla tjänsten åt huvudmannen, enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

Uppgifter i e-post till support@kvalitetskompass.se behandlar Headsoft för att kunna besvara och följa upp ditt ärende.

Var uppgifterna finns och vilka som får se dem

Tjänstens databas och säkerhetskopior finns i Microsoft Azure i regionen Sweden Central, i Sverige. Var e-post och AI-sammanfattningar behandlas beskrivs under Underbiträden.

Vem som ser vad styrs av roll, och behörigheten prövas på servern vid varje anrop:

Läraren ser sina egna resultat.
Rektorn ser sin skola.
Huvudmannen ser helheten.
Elever svarar på enkäten via en länk, utan konto, och har ingen inloggning i tjänsten.
Elever och vårdnadshavare har ingen åtkomst till EWS-modulen.

Resultat för små grupper visas inte som siffror, och rå fritext visas aldrig för någon.

I EWS-modulen är läsåtkomsten medvetet bred: all personal med EWS-behörighet på en skolenhet kan läsa nivåer, kommentarer och närvaro för skolans elever — mentor, elevhälsoteam, rektor och undervisande lärare — så att bedömningen kan följa eleven mellan lärare och klasser. Nivån får bara kursens undervisande lärare ändra. Varje läsning av ett klassrutnät loggas med vem som läste och vilken klass.

Headsoft ser som driftansvarig volymer och driftstatus i tjänstens administrationsyta, inte elev- eller personaluppgifter ur databasen. Undantaget är feedback som användare själva skickar in — kommentar, namn, organisation och eventuell skärmdump — som Headsoft läser för att hantera ärendet; en skärmdump kan visa det användaren hade på skärmen. Annan åtkomst till uppgifterna sker bara inom ramen för personuppgiftsbiträdesavtalet.

Underbiträden

Headsoft anlitar Microsoft som underbiträde. Följande Microsoft-tjänster används:

Microsoft Azure: Drift, databas och säkerhetskopior i regionen Sweden Central.
Azure Communication Services: E-post: enkätlänkar och påminnelser till elever samt notiser. Tjänsten är inställd på datalagring inom EU.
Azure OpenAI: Maskinella sammanfattningar av elevernas fritextsvar, i Microsofts EU-datazon.

Så skyddas fritexten innan den skickas till AI-tjänsten

Anropet innehåller fritextsvaren och frågeställningen — inga namn, id:n eller kontaktuppgifter ur databasen.
Namn som är kända i gruppen, personnummer, telefonnummer och e-postadresser ersätts med platshållare före anropet.
Enligt Microsofts villkor för Azure OpenAI används innehållet inte för att träna modeller och sparas inte i modellen. Anrop som Microsofts missbruksövervakning flaggar som möjligt missbruk kan lagras tillfälligt för granskning av behöriga Microsoft-anställda inom EES, i samma geografi som tjänsten (Sverige).

Saneringen tar bort det som går att känna igen. En elev kan ändå skriva något som pekar ut en person på ett sätt som saneringen inte fångar, och sådan text kan nå modellen. Råtexten visas aldrig i tjänsten. AI-sammanfattningen aktiveras för en huvudman först efter huvudmannens godkännande av datahanteringen, normalt genom personuppgiftsbiträdesavtalet.

Huvudmannens egna system

Huvudmannens elevregister och närvarosystem (till exempel Meitner) är huvudmannens egna system och egna leverantörsavtal. Kvalitetskompass hämtar uppgifter därifrån läsande, på huvudmannens uppdrag. Leverantören av de systemen behandlar inga uppgifter för Headsofts räkning och är därför inte Headsofts underbiträde.

Byter Headsoft underbiträde, eller lägger till ett nytt, informeras huvudmannen minst 30 dagar i förväg.

Hur länge

Utgångspunkten enligt personuppgiftsbiträdesavtalet är att personuppgifter gallras efter 24 månader. Gallringsreglerna för varje uppgiftskategori fastställs av huvudmannen; tjänsten gallrar ingenting utan en fastställd regel.

Anonyma enkätsvar kan inte kopplas till någon elev och sparas som en del av skolans resultathistorik.
Lärares resultat och AI-sammanfattningar raderas när läraren raderas på huvudmannens begäran.
Uppgifter i EWS-modulen sparas tills eleven raderas på huvudmannens begäran. Någon automatisk gallring för modulen är ännu inte fastställd.
När avtalet med huvudmannen upphör raderas huvudmannens uppgifter inom 90 dagar.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig, att få felaktiga uppgifter rättade och att under vissa förutsättningar få uppgifter raderade, behandlingen begränsad eller invända mot den.

Gäller det uppgifter om elever eller personal i tjänsten vänder du dig till din skolhuvudman, som är personuppgiftsansvarig. På huvudmannens begäran kan en lärares uppgifter lämnas ut i maskinläsbart format och en elev eller en lärare raderas; Headsoft bistår huvudmannen med det.

Radering av en elev tar bort kontaktuppgifter, inbjudningar och allt i EWS-modulen som rör eleven. De anonyma enkätsvaren och redan beräknade resultat påverkas inte, eftersom de inte är kopplade till eleven.
Radering av en lärare tar bort lärarens resultat och AI-sammanfattningar.

Gäller det uppgifter på webbplatsen eller i e-post till Headsoft kontaktar du support@kvalitetskompass.se.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Säkerhet och incidenter

All trafik till tjänsten är krypterad (HTTPS).
Behörighet prövas på servern vid varje anrop; otillåten åtkomst nekas.
Åtkomst till lärarresultat och till EWS-modulens klassrutnät loggas.
Inloggningstoken loggas aldrig, och den tekniska driftloggen innehåller inga personuppgifter.
Uppgifterna lagras i Microsoft Azure med automatiska säkerhetskopior i samma region.

Inträffar en personuppgiftsincident som rör huvudmannens uppgifter underrättar Headsoft huvudmannen inom 48 timmar. Huvudmannen avgör som personuppgiftsansvarig om incidenten ska anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten och om de registrerade ska informeras; Headsoft bistår.

Kakor och lokal lagring

Webbplatsen kvalitetskompass.se: Använder inga kakor, ingen besöksstatistik och inga resurser från andra domäner.
Appen app.kvalitetskompass.se: Sätter inga spårningskakor och använder ingen besöksstatistik. Efter inloggning sparas din inloggningstoken i webbläsarens sessionslagring; den försvinner när du stänger fliken. Inställningar du själv gör i appen, till exempel språkval och mottagarlistan för testutskick, sparas i webbläsarens lokala lagring.; Själva inloggningen sker hos din identitetsleverantör, Google eller Microsoft. Loggar du in med Google laddas Googles inloggningsskript från accounts.google.com, och det kan lagra egna tekniska inställningar för inloggningen i din webbläsare.
Enkäten svar.kvalitetskompass.se: Använder inga kakor och ingen besöksstatistik. Språkvalet sparas i lokal lagring, och en teknisk nyckel i sessionslagringen hindrar att samma svar skickas in två gånger.

Ändringar

Policyn uppdateras när tjänsten eller behandlingen ändras. Versionsnummer och datum står överst på sidan, och den gällande versionen finns alltid på den här adressen.

Kontakt

Headsoft Sweden AB
Org.nr 559215-9122
Sviktvägen 11, Uddevalla

E-post: support@kvalitetskompass.se